フランクリン・プランナーを使ってみる(その五)。実践編その２

少し間が空いてしまいました。自己流なフランクリン・プランナー導入について、実戦編その２として色々と雑感を交えて書いていこうかと。

前回の記事（左のカテゴリーで「フランクリン・プランナー」を選択していただいてもかまいません）では、
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次に、毎日朝食事をしたあとで、プランナーを開いてアレコレとタスクを書き込みます。平日なら前日、もしくはそれ以前に書かれた予定がありますから「優先順位は・・・」と決めてアレコレとします。
なんでもかんでもA(緊急かつ重要)なタスクではないはずなのに、してしまうときがありますのでこれまた要注意。
「それをしなかったらどうなるだろうか」「誰かに任せられるのではないか」など考えどころです。
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と書いていましたが、今回はこの毎朝の優先順位などについて、自分の導入から今に至るまでの『扱い方』を記録しておこうかと思います。

復習を兼ねて言うと、「フランクリン・プランナー」のベースになっている「TQ」「七つの習慣」での基本となる4つのグリッド、「緊急度」「重要度」によって四角に分けられたマトリクスがあります。これに基づいて仕事をすればOKというのが趣旨だったりします。 つまり、仕事で締切があるものは「緊急であり、重要である」、自らの能力を磨くため、人脈を広げる行為は「緊急ではないが、重要なこと」、どうしようもない会議とかが「緊急ではあるが、重要ではない」、仕事中の時間つぶしとかが「緊急ではないし、重要ではない」。というわけです。これに応じて、ABC・・・と(さらにその中での優先順位の)番号を振る、というのがプランナーのデイリー・タスク、というわけです。

これで行ける。と自分も最初は思っていましたが、実際はそう簡単にはいきません。何故ならとはいえ仕事が忙しくなってくると、（ここではデイリーのページで例えますが）行動予定表に仕事の内容が記述され、優先度がすべてＡになってしまうケースがあります。
これじゃ、単なるＴｏ　Ｄｏを記載した（フランクリン・コヴィー社の言うところの）前世代の手帳と同じです。結局は仕事、仕事と押しやられることに違いがありません。
また、仕事中に飛び込みの仕事がやってくるときがあります。つまり「予定されている仕事」「突発的な仕事」が同じ時間に来た場合の判断基準をちゃんと明確化しないと何時までたっても仕事は成立しない。ヘタをするとLIFO(Last In Fast Out)になってしまう。これでは朝一に立てた予定も成立しません。理想を言えばFIFO(First In First Out)がいいのですがね。

自分も確かに最初は良かったのですが、仕事がピークになってしまうと朝立てた計画が反故になってしまうことがあり、色々と対応を考えていました。まず、仕事をタイムマネジメントとして捕らえるとどうだろうか。Amazonを流離って本を探したところ、いい本がありました。

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この本での趣旨は明確です。
結局のところ、上の4つのマトリクスは正しくないのだ、と書いています。詳しくは本の内容をご覧に頂くとして、より一部を噛み砕くと、仕事は結局のところ、二つに分かれるのです。
・自分でやれる仕事なのか。
・他者と共同で行わないとやれない仕事なのか。
これをより細かく書くと、こういう形です。

　1)今、自分でなければ出来ない仕事か。
　2)今、仲間と共同でしなければ出来ない仕事か。
　3)今、仲間(部下とか)に委任しなければ出来ない仕事か。
　3)後で、自分でしなければ出来ない仕事か。
　4)後で、仲間と共同でしなければ出来ない仕事か。
　5)後で、仲間(部下とか)に委任しなければ出来ない仕事か。

わかりやすくなりました。この形を頭に入れて、おけば突発的な仕事がきても自分の今の優先度をつけた仕事に差し込むべきかを考えてみることができます。
さて、この本ではさらに重要なことが書かれています。初めて読んだときは目から鱗のことでしたが・・・。
デイリータスクに書く場合、ちょっと慣れてくるとついついアレコレと過剰に書き込んでしまいませんでしょうか。これを出来る限りセーブしないと、逆にストレスが溜まるのですが(それを防ぐために日曜日の夜にすべてを吐き出す儀式みたいなものがいるのですが)、優先度を決めた仕事もままならないときがあります。どうしてか?　上の本の著者はこのような問題を解決するのは簡単だと喝破してのけています。

・自分の出来る仕事の開始時間を把握しているのか。どれだけ時間がかかるか把握しているのか。
・他者と一緒にする仕事は『いつまでに終わるべきか』把握しているのか。

この二つを守ればかなり違うと書いていたりしています。実践してみればなるほど、確かに判りやすい。結局は朝立てた予定計画の仕事などがどれだけの時間がかかるのを把握する必要はあるのですね。
この本は、フランクリン・プランナーのカウンターとして捕らえておくといいかもしれません。あくまでのプランナーはツールであって、信条ではないと思います。しかし、上の本もフランクリン・プランナーも肝心な部分は変わりません。

さて、月日を置いたせいかあまりに書くことが長くなってしまいました。ちょっと休憩の話を入れて、実践編その3、最近流行りのLifeHacks・・・つまりGTDとフランクリン・プランナーとの共通部分と異なる部分についても書いていきたいと思います。